落實細節(jié)是關(guān)鍵
真正操作好一個會議，從籌劃開始，到具體操作并落實甸一個細節(jié)，其過程相當辛苦和復(fù)雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會議，因為各方面關(guān)系熟一些，可能操作起來會比較順利，如果是在外地舉辦會議，那么會議操作的難度會提高，很多因素是辦會者預(yù)先無法預(yù)料和控制的。如:1.工作量大、涉及而廣、事無巨細、親歷親為。會議執(zhí)行人員需耗費大量體力和腦力:2.由于會議形式多樣，不是每一個會議執(zhí)行人員都經(jīng)驗豐富，需要相關(guān)人士的指點;3.由于要
與不少相關(guān)單位(酒店、機場、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊等)發(fā)生聯(lián)系，就某一問題進行談判，達成利益合作，勢必牽扯到付款問題。這樣會產(chǎn)生多頭付款現(xiàn)象，對財務(wù)操作帶來不便。諸如此類的問題，會有很多。
因此，在舉辦會議前，策劃者應(yīng)該具體明確以下要點:
預(yù)計召開會議的日期、會議預(yù)計召開的周期、計劃召開會議的地點、明確會議形式或會議召開程序、需要場地的大小與類型、到會人數(shù)的多少、會議預(yù)算是多少、計劃選用的酒店和設(shè)施的級別、為參會者提供的房間標準的詳細列表、制作會議邀請函的責(zé)任人、會議相關(guān)資料的打印負責(zé)人、確定會議的發(fā)言人(特別是重要發(fā)言人)、會議需要的視聽設(shè)備的級別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負責(zé)、酒會、招待會的次數(shù)、與會者的參會條件及優(yōu)惠措施、是否為與會者安排一些特別活動等等。
細化預(yù)算
在這些要點中，有一點最關(guān)鍵，那就是會議預(yù)算。會議預(yù)算是有規(guī)律的，也是有方法可循的。
1.制定財務(wù)目標財務(wù)目標必須與公司和項目的總目標相一致。有時候，項目目標是信譽目標而不是贏利目標。(如:年終慶祝大會可能是為了增強公司在員工心目中的良好信譽和感謝他們在這一年創(chuàng)造了良好佳績。該活動的開支最
有可能全部由某個部門來負擔，根本不是期望從中賺錢或是壓縮開支。)另外，項目的核心財務(wù)目標是為了贏利。(如:而向公眾的培訓(xùn)班和展覽會，必須賺到錢。)
2.制定預(yù)算預(yù)算是協(xié)助策劃者實現(xiàn)財務(wù)目標的一個工具。預(yù)算中的費用有兩類—A:固定費用。它不隨著活動的參加人數(shù)而變動，即使實際收益少于預(yù)期收益時，固定費用也不變。項目的市場營銷費是一種固定費用。在策劃會議過程中，同各方面談判協(xié)商時，必須考慮自己所編制的費用預(yù)算。在合同即將簽訂時，問問自己留了多大余地應(yīng)付因天氣或其他因素而產(chǎn)生的出席人數(shù)的變化情況。確保任何談妥的定金或違約費在需要支付時能提供這筆錢:B可變費用。它是根據(jù)出席人數(shù)或其他因素的變動而變動的。如餐飲費用，屬可變費用。
