企業(yè)會議的策劃執(zhí)行方式很多，可以由策劃公司來做，也可以獨(dú)自策劃舉辦，還可以是企業(yè)與策劃公司聯(lián)合策劃召開。現(xiàn)在，很多有實(shí)力的公司都把會議的策劃受權(quán)于策劃公司，企業(yè)本身并不參與。但對于實(shí)力不足的公司來說，自己動腦策劃一個會議，也不失為一個經(jīng)濟(jì)實(shí)用的明智之舉。
策劃人明確職責(zé)與任務(wù)
一個成功的會議，離不開一個優(yōu)秀的會議策劃人。策劃人要明確自己的工作職責(zé)—作為會議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會議籌劃者的多面性與綜合素質(zhì):善于與人共事、善于注意小節(jié)、善于解決問題、善于與人協(xié)商、能夠管理會議財務(wù)事宜、能夠安排恰到好處的菜單、能妥善接待貴賓和外國客人、熟知各種禮儀、行事果斷、執(zhí)著。另外，策劃人要十二分地明確自己的策劃任務(wù)—制定計劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)、制定會議議程、了解可供使用的場所和設(shè)施情況、選擇或提議合適的場所、檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施、安排交通事宜、協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作、確定各項(xiàng)工作的時間安排、視察選定的場所和設(shè)施、與各有關(guān)方而進(jìn)行交流(旅行社等)、同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。作為企業(yè)最高管理者，在選擇策劃人時，可依據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)作為參考。
做會前，要先明確會議活動中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。
1.明確會議類型會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境。明確會議類型是策劃并成功召開會議的前提。召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)的，因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。比如開商務(wù)會議，一定要精心籌備，確定相應(yīng)的與會人員及重要嘉賓;選擇召開會議的最佳時間及最佳地點(diǎn);制定商務(wù)會議議程等。
議程應(yīng)明確會議的有效目標(biāo)并選擇最佳的會議議程安排。
2.確定籌劃及執(zhí)行會議的團(tuán)隊(duì)在一個公司里，從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
3.有效溝通在籌劃一個會議時，籌劃者最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，在雙方的意見達(dá)成一致后，籌劃者就可以做下一步的會議籌劃了
