大型展會如世博會的策劃，不僅要考慮經濟因素，還要考慮政治因素、社會文化因素等，因而，它的策劃有時國家的有關部長乃至元首都會參與。在我國，雖然展會市場化的進程在加快，但不少的大型展覽會還帶有政府行為的色彩，因而，其決策規劃情況更加復雜。這里，參照國際展會的一般慣例，就一般貿易展示會的策劃流程進行概述。
一.策劃小組的組成
會展策劃工作需要集臺各方面的人士進行集體決策，因此，首先要成立一個會展策劃小組，具體負責會展活動策劃工作。一般而言，會展策劃小組應由以下幾種人組成。
(1)業務主管。又叫AE人才。一股由總經理、副總經理或業務部經理、創作總監、策劃部經理等人擔任。在會展公司里，業務主管(貿易展示會經理)具有特殊地位，他是溝通會展公司與展會服務承包商、參展商的中介，一方面，他代表會展公司與展會服務承包商、參展商等合作業務:另一方面，他又代表展會服務承包商、參展商等監督會展公司一切活動的開展。
(2)策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業務骨干來承擔，主要負責編擬會展計劃.
(3)文案撰寫人員。專門負責撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業務社交文書、會展業務專用文書、會展業務推介文書、會展業務事務文書、會展業務合同協議文書、會展業務法律文書等。 文案撰寫人員應該能夠精確地領悟策劃小組的集體意圖，具有很強的文字表述能力。
(4)美術設計人員。專門負責進行各種類型視覺形象的設計.美術設計人員是策劃小組很重要的組成部分。因為在整個會展策劃過程中，諸如各種類型的廣告設計、展示設計、展示空間設計等都需要美術設計人員的參與。美術設計人員必須具有很強的領悟能力和很強的將策劃意圖轉化為文字、圖畫的能力。
(5)市場調查人員。能進行各種復雜的市場行情調查，并能寫出精辟的市場調查報告。
(6)媒體聯絡人員。要求熟悉各種媒體的優勢、劣勢、刊播價格，并且與媒體有良好的關系，能按照會展策劃的部署，進行媒體規劃，爭取最佳的廣告宣傳效果。
(7)公關人員。能夠為會展公司創造融洽、和諧的公眾關系氛圍，獲得各方面的支持幫助。同時能夠從公關的角度提供建議。
在會展策劃過程中，由業務主管負責，各方面人員需通力配合，協調一致，共同做好會展策劃工作。
