會展策劃行為離不開市場，策劃者必須以市場為導向，利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡，進行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標客戶紛紛前來報名參展。在整個活動策劃中，以專業(yè)的展覽服務，贏得買家和賣家的支持與信賴十分重要.會展策劃原則上是應該使80%以上的參展商都達到參展目的，使70%以上的參觀商都達到參觀效果為標志。
會展策劃是，項綜合性的工程，它所涉及的內(nèi)容是多方面的，一般說來，會展策劃的內(nèi)容有會展的調(diào)查與分析、會展的決策與計劃,會展的運作與實施、會展的效果評價與測定等。
1.會展的調(diào)查與分析
會展的市場調(diào)查是選定會展項目的重要依據(jù)。它是會展策劃的基礎(chǔ)，也是必不可少的第一步。
一股情況下市場調(diào)查要限據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設施條件等特點，圍繞市場進行調(diào)查。市場調(diào)查的主要內(nèi)容包括會展環(huán)境的調(diào)查、會展企業(yè)情況的調(diào)查、會展項目情況的調(diào)查、會展市場競爭情況的調(diào)以及參觀商、支持協(xié)助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動態(tài)等信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進行策劃。
2.會展的決策與計劃
做會展決定是一個決策的過程，應該掌握一定的決策策略。影響會展決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等，會展的決策與計劃應從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標、集體目標和管理目標，然后決定展覽的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排等。
3.會展的運作與實施
會展的運作與實施是進行會展的中心環(huán)節(jié)，也是會展策劃的重心之所在。在這個階段，會展策劃人員恨據(jù)《會展策劃書》的計劃與安排進行廣告宣傳工作、組織招展工作、會展設計工作以及會展活動相關(guān)策劃等具休安排會展的工作方案。
會展宣傳的主要方式包括媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告(包括專業(yè)媒體，如報紙、雜志、網(wǎng)站等;大眾媒體，電視、電臺、主導性報紙等)，主辦者可以圍繞不同的會展特點和亮點來進行宣傳:除此之外，還可以通過新聞發(fā)布會、行業(yè)研討會等形式來傳播展會信息。戶外廣告，則是利用客流量較大的公共場所，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進行宣傳。
組織招展工作要求充分宣傳、認真選擇。在招展的準備階段，需要建立潛在客戶名單，設計并發(fā)放參展說明書，熟知參展中的知識產(chǎn)權(quán)問題等。
展覽工作籌劃的步驟一般為:第一，按實際需要將工作分為招展組團、設計施工、展品運輸、宣傳聯(lián)絡、行政后勤、展臺工作、后續(xù)工作等幾大類;第二.在各大類之下詳細列明具休事項;第三.弄清工作之間的關(guān)系:第四，要定期建材工作進度和質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，以保證整體工作協(xié)調(diào)正常運作。
4.會展的效果評價與測定
計劃、實施、評佑，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實施情況必不可少的工作。當整個會展策劃、實施工作結(jié)束后，會展人員應及時進行評估，總結(jié)經(jīng)驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結(jié)報告，為以后會展工作準備可借鑒的歷史參考文獻，不斷提高會展策劃的水平。
會展評估工作一般可分為以下兩個方面:-是對展覽環(huán)境、對展覽籌辦工作及展覽后臺工作的評估，這一部分工作在展覽會結(jié)束時完成;二是對展臺工作及展覽前臺工作進行評估估，這一部分比較復雜，先在展覽會結(jié)束時針對展臺工作進行評估，然后在展覽的后續(xù)工作過程中，跟蹤評估。
