展覽會和博覽會是市場營銷的有效手段，但是十分昂貴，就像展覽會設(shè)計業(yè)有一句玩笑話，“展覽是用錢堆出來的” 。但是，及時地進行計劃和好的設(shè)計可以節(jié)省開支，并提高效果。下面是參展商可以參照的理想的時間計劃和進行有效組織的建議。
6個月前
要想讓展覽取得良好的效果，需要提前作大量的工作。參加展覽最終目的是提高銷售額，因此要盡早確定營銷目標和整個參展計劃。計劃中最重要的內(nèi)容是確定參展目標(比如是提高知名度還是找到大買家)，并以此確定目標群體。企業(yè)可以通過博覽會市場的分析，選擇最適合的展覽會，并且著手做參展預(yù)算。
5個月以前
展臺的位置對參展的成功起決定性的作用，所以報名參展后，就得要求博覽會的組織機構(gòu)提供位于主干道或者入口的場地。
如果是參加重點展會(即規(guī)模比較大的展會，例如汽車展、通訊展、或者機床、電力設(shè)備的展覽)，或者是希望有較大面積(比如200平米以上)，就應(yīng)該提前半年定展位。如果企業(yè)在參展方面缺少經(jīng)驗和專門知識，臨時決定參展，布展的時間很少，展覽的效果就不可能好。
4個月以前
博覽會期間昂貴的旅館費用也讓人傷腦筋，如果提前預(yù)訂房間，價格就不會那么高。如果在博覽會臨召開前再訂房間，不僅會有訂不到的風險，而且會很貴。
3個月前
企業(yè)參加展覽會不是被動的等人來看，而是要主動出擊。參展的工作人員是展會的主角，因此這個時候就要通知參展的工作人員，讓他們做好準備。
2個月以前
同展覽設(shè)計公司接觸越早，所得到的咨詢也越完整，這是保證順利參展的先決條件，因此最晚在博覽會開始前一個月，要把委托書交給展覽設(shè)計公司。設(shè)計最少需要1~2周，參展商與展覽公司不斷交換提案，修正提案，最后確定方案。
1個月以前
制作周期是由展臺面積決定的，一般需要15天到1個月。充裕的時間可以保證展臺設(shè)計方案得到很好的實施。如果拖到最后再做，會導(dǎo)致費用的增加和質(zhì)量的降低。
這個時候，宣傳材料的設(shè)計和印制工作也要提上日程了。用哪些宣傳材料?這些材料的內(nèi)容是不是最新的?是不是要補充足夠的外文宣傳品?有的時候，展覽公司也可以幫助設(shè)計和制作宣傳資料，如果展覽公司具備有關(guān)的實力，既可以保持印刷材料與展位風格的協(xié)調(diào)，也可以降低一些成本。
15天以前
展品應(yīng)該做好托運的準備。專業(yè)的展覽運輸公司常年做這一行。他們受過專業(yè)訓(xùn)練，具有專業(yè)服務(wù)技能，知道展覽會的大型儀器設(shè)備如何搬運、存放，以及在運輸?shù)倪^程中要注意什么，因此展品和展臺的運輸都應(yīng)該委托有專業(yè)經(jīng)驗的公司。比如一家跨國公司在中國的一次11個城市的巡回展覽，他選擇的運輸公司為這次運輸任務(wù)雇傭了5輛載重達10噸的卡車，并且按展臺的規(guī)格改裝了卡車上的集裝箱。每到一處的裝卸、安裝和拆除展臺，都有這一家專業(yè)運輸公司承擔。
10天以前
對展臺的工作人員來說，很快就要面臨緊張的工作。現(xiàn)在是最后一次培訓(xùn)的機會。受過培訓(xùn)的、態(tài)度和善和有專業(yè)知識的展臺人員，也會決定參展是否成功。據(jù)統(tǒng)計，勁頭十足的團隊比懶洋洋的工作人員所招攬到的參觀者要多20%。
有時用小點心和飲料招待參觀者能產(chǎn)生很好的效果，因此現(xiàn)在就要著手辦這件事，可以委托一家公司或自己購買。這樣可以在展覽期間制造和諧的談判氣氛。
3~5天以前
進場搭建一般是3天左右，最長是5天，這一般是展會主辦單位決定的。
博覽會中
一般展覽服務(wù)公司在整個項目中，都會派專門的項目經(jīng)理全程跟蹤。除了項目經(jīng)理之外，還會有電工、木工、美工到場，解決可能會發(fā)生的技術(shù)問題。
展會中，安全問題不容忽視。安全問題涉及人身和財務(wù)的安全，而且關(guān)系到參展公司的形象。展會現(xiàn)場管理，休息期間的保安工作都不容忽視。安全保障很大程度上也取決于展覽服務(wù)公司的安裝質(zhì)量，例如一些展會上也發(fā)生過頂棚坍塌、LO GO標志掉下來造成人員傷亡，電路設(shè)計的不專業(yè)導(dǎo)致參展商的電器被燒壞等故事。
參展的最后一天
展會結(jié)束后，要保證所有參展物品、設(shè)備、資料完好無損地撤離。在拆展臺的時候，很容易出現(xiàn)展品展覽設(shè)施被盜的現(xiàn)象，因此要及時預(yù)訂好保安人員，照看展品和車輛的運輸。
一般到展會尾聲的時候，人們都會有所松懈。拆卸展臺的時候更要注意安全問題。有的時候由于時間緊張(例如緊接著就有下一個展會)，在參展客戶還沒有撤離的時候，就要拆卸展臺，操作不當會造成人員傷亡。
博覽會剛剛結(jié)束
展覽會結(jié)束后不是放松的時候，還有很多工作要處理。首先不要忘了對接觸者的承諾，做好后續(xù)工作，例如電話聯(lián)絡(luò)、寄材料、約定會面時間、寄樣品等等。這樣，那些接觸者才會感覺自己受到了重視。
如果近期還要參加其他的展覽，可以委托展覽服務(wù)公司保管物品、活動道具、展柜。專業(yè)的展會服務(wù)公司都有自己的倉庫，所以當客戶提出這個要求的時候可以滿足。
另外還要填寫展覽服務(wù)公司發(fā)過來的客戶調(diào)查表，進一步就展會效果與專業(yè)人士進行溝通，獲得反饋，探尋改進的可能性。
總之有始有終的策劃、組織和總結(jié)一次展覽會，才能取得最好的效果，才能避免前期付出的勞動和費用付諸東流。
