1）會展策劃的特點
會展策劃具有針對性、系統性、變異性、可行性等特點。
1.針對性
會展策劃是具有針對性的活動。
它是會展理論在會展活動中的具體運用。在進行會展策劃時，應首先明確會展活動應達到什么目的，它是針對什么問題而舉辦的會展。比如，有的會展以特定消費群體的生活方式為依據，具有鮮明的主題，這就要求在進行策劃時必須圍繞主題組織展品、開展活動。
2.系統性
會展策劃是對整個會展活動的運籌規劃，因此具有系統性的特點。
系統性表現在策劃時要針對會展的各個方面各個環節進行權衡，通過權衡，使企業目標特別是通過參展而實現的企業市場營銷目標具有一致性，使其在產品、包裝、品牌、價格、服務、渠道、推銷、廣告、促銷、宣傳等方面保持統一性。系統性可以減少會展策劃的隨意性和無序性，提高效率。
隨看會展理論研究的不斷深入，近年來有學者堤出"立體策劃"的概念，可以說是會展策劃系統性的一種表現。
3.變異性
《孫子兵法》中說：“兵無常勢，水無常形，能因敵變化而取勝者，謂之神”。這里的"神"是指戰術上的靈活性、變通性。市場永遠是千變萬化的，會展策劃也必須充分考慮到市場的變化。例如，2003年春，突如其來的"非典”疫情打亂了幾乎所有的會展計劃，作為會展的策劃者必須有充分的應對措施，才能適應這個變化。據悉，由于SARS的重創，中國會展業當年損失40億元人民市，占會展全年收入的1/2。然而，當年的廣交會開拓網路展覽，言網上展覽成交額達2.18億美元，中國會展人首次學會了對危機說“不“。
變異性強調對市場環境的適應性，它是為了更有效地實現既定的戰略目標。
4.可行性
可行性是指會展策劃方案在現實中要切實可行。沒有可行性的策劃方室寫得再美也只是紙上談兵，一般說來，會展策劃方案必須經過分析論證才能實施。分析論證策劃方案的可行性主要圍繞策劃的目標定位、實施方案以及經濟效益等主要方面進行。
2）會展策劃的作用
對于展覽的組織者來說，會展策劃是會展運作的核心環節;對于參展企業來說，會展策劃提供的是總體策略和具體計劃。
會展策劃的重要作用主要有5點。
1.戰略指導作用
戰略指導作用是指會展策劃能為會展活動提供總體的指導思想。
譬如在展覽場地、展會規模、展會的主題及時間的安排、展會品牌、主要合作伙伴(行業)等方面，策劃部門都要事先提供指導。
2.實施規劃作用
實施規劃作用是指會展策劃能為會展活動提供具體的行動計劃。
3.進程制約作用
進程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進程。
4.效果控制作用
效果控制作用是指會展策劃能預測、監督會展活動的效果。
5.規范運作作用
規范運用作用是指會展策劃能使會展運作趨于科學、合理、規范。
