怎樣做好展覽項(xiàng)目招展組團(tuán)的管理

　　展覽組織機(jī)構(gòu)為了保證展覽項(xiàng)目的品質(zhì)，通常會(huì)采取定向巨星組團(tuán)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)基本招展數(shù)量，特別是政府主導(dǎo)型展覽，如廣交會(huì)、華交會(huì)、昆交會(huì)、高交會(huì)等展覽。展覽組團(tuán)是按照行政區(qū)域來(lái)進(jìn)行的，其責(zé)任單位是行政區(qū)域內(nèi)與貿(mào)易廳局、行業(yè)協(xié)會(huì)或國(guó)際組織相關(guān)的展覽組織機(jī)構(gòu)。發(fā)展招展組團(tuán)單位，利用組團(tuán)單位的積極性與資源優(yōu)勢(shì)來(lái)完成招展任務(wù)，是展覽組織機(jī)構(gòu)提高招展效率，保證展廳設(shè)計(jì)成功的重要環(huán)節(jié)。
　　一、洽作招展組團(tuán)單位的基本構(gòu)成
　　當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)。
　　主辦單位的分支機(jī)構(gòu)。
　　行業(yè)性權(quán)威機(jī)構(gòu)。
　　展覽組織機(jī)構(gòu)。
　　海外的專業(yè)性國(guó)際展覽代理機(jī)構(gòu)。
　　二、招展組團(tuán)工作的重要作用
　　提高展覽會(huì)的影響力，加快信息的有效快速傳遞。
　　充分利用各方資源，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，加快資源整合。
　　最大程度挖掘新客戶，壯大參展隊(duì)伍。
　　三、招展組團(tuán)管理的主要工作方法
　　招展組團(tuán)主要通過召開籌備會(huì)、檢查會(huì)、動(dòng)員會(huì)等會(huì)議進(jìn)行管理。展廳設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)通過召開會(huì)議來(lái)傳達(dá)招展工作的主要精神；布置具體的招展工作，明確招展任務(wù)；鼓舞招展組團(tuán)單位的士氣，培養(yǎng)在組團(tuán)工作中的歸屬感與集體感加強(qiáng)各組團(tuán)單位間的互助合作精神；檢查招展工作落實(shí)情況；發(fā)現(xiàn)招展活動(dòng)中的問題，互通訊息，相互學(xué)習(xí)。
　　（1）籌備會(huì)。是為展覽的籌備工作而召開的會(huì)議，國(guó)內(nèi)展覽通常是在展覽開幕前3個(gè)月召開。會(huì)議的目的是介紹招展工作籌備情況；布置工作，明確責(zé)任；指導(dǎo)招展單位按時(shí)按質(zhì)完成籌備工作；培養(yǎng)集體感和協(xié)作觀念；同時(shí)也為展廳設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的招展工作征集意見與建議。
　　會(huì)議通常由組委會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)主持，項(xiàng)目經(jīng)理或協(xié)調(diào)人主講。展覽組織機(jī)構(gòu)的展品運(yùn)輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、設(shè)計(jì)施工、行政后勤的具體負(fù)責(zé)人參加會(huì)議并就各部分工作提出要求。同時(shí)還應(yīng)邀請(qǐng)招展組團(tuán)單位的高層負(fù)責(zé)人和具體協(xié)調(diào)人參加會(huì)議。
　　（2）檢查會(huì)。是檢查招展籌備的工作會(huì)議。可以視招展進(jìn)度情況定期或不定期地舉行。檢查會(huì)議有兩種形式：一是招展工作檢查會(huì)，通過會(huì)議檢查各組團(tuán)單位招展進(jìn)度情況，根據(jù)各組團(tuán)單位招展進(jìn)度的差異情況，動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)展位的分配數(shù)與組展比例；二是組團(tuán)展前工作檢查會(huì)，在展覽開幕前一至兩個(gè)星期召開，主要檢查展臺(tái)施工、展品運(yùn)輸、展臺(tái)布置等工作及人員行程、住宿、膳食、市內(nèi)交通等安排。
　　（3）動(dòng)員會(huì)。這項(xiàng)會(huì)議通常在開幕前一天召開，展廳設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)的主要工作人員與組團(tuán)單位負(fù)責(zé)人都將出席。會(huì)議要求參加組團(tuán)的參展商服從組團(tuán)單位的統(tǒng)一指揮，進(jìn)一步嚴(yán)明紀(jì)律，鼓舞士氣，出臺(tái)組團(tuán)和管理辦法。要求參展工作人員具有高度的責(zé)任心和榮譽(yù)感，建立良好的展臺(tái)環(huán)境與秩序，提高工作效率。